인사관리 문서 글쓰기, PDF 편집기 뷰어 애크로뱃 활용하기

반기가 지날 때마다 인사 관리를 총괄하는 HR 부서에서는 직원들의 업무 성과를 평가하고 이를 기록하기 위한 준비를 시작한다. 그러나 회사에 근무하는 직원들의 수가 많다면 그 많은 사항들을 일일이 기록하고 관리하는 일은 어려울 것이다. 이런 상황에서 유용하고 안정적으로 인사관리를 하기 위해 PDF 뷰어 애크로뱃 도입을 권장한다.

 

일반적으로 PDF 파일은 수정이 힘들다고 생각하는데, PDF편집기인 애크로뱃 프로그램을 이용하면 여러 형태의 PDF 문서를 간단하게 편집할 수 있다. 특히 회사 업무 중에는 사내 공지사항, 사업 계획서, 전자 결재 등 상호 간 승인이 필요한 서류들이 많기 때문에 해당 프로그램 사용법을 숙지하면 업무 효율성이 대폭 향상된다. 더불어 외부에서 접속했을 때 애크로뱃이 설치되어 있지 않아도 온라인 웹페이지에서 무료로 편집할 수 있어서 편리하다.

 

우선, 온라인 웹페이지에 들어간 뒤 해당 파일을 클릭하거나 끌어와서 PDF 문서를 간단하게 오픈한다. 이곳에서 '편집' 탭을 클릭하면 별도의 설정 없이도 문서 내 텍스트를 수정할 수 있으며, '텍스트' 옵션을 통해 원하는 위치에 텍스트 상자를 삽입하여 PDF 글쓰기를 할 수도 있다.

 

일반적으로 인사기록카드에는 직원들의 사진도 포함되는데, '이미지' 옵션을 클릭하면 즉시 사진 파일을 가져와서 삽입할 수 있다. 해당 기능은 온라인 웹페이지 상에서도 기본적인 편집은 물론이고 글자 및 사진 삽입, 페이지 수정 등을 할 수 있어 PDF편집기가 설치되어 있지 않은 환경에서 편리하게 활용 가능하다.

 

컴퓨터에서 PDF 뷰어 어도비 애크로뱃을 활용하면 더욱 편리하고 여러 기능을 이용하여 인사기록카드 양식을 효율적으로 만들 수 있다. 그럼 PDF 편집기 애크로뱃 프로그램을 통해  인사기록카드 PDF 문서를 오픈한다. 왼쪽 상단에 위치한 '모든 도구' 탭에서 'PDF 편집' 항목을 클릭하면 앞에서 설명한 PDF 글쓰기 및 편집 기능을 이용할 수 있다.

 

흔히 쓰는 공용 양식을 사용하더라도 자신의 업무 스타일에 맞게끔 변경해야 한다. 변경하고자 하는 텍스트를 누르면 기존 텍스트 서식을 그대로 유지한 상태에서 곧바로 고칠 수 있다.

 

새롭게 텍스트를 넣고 싶다면 '내용 추가 - 텍스트' 옵션을 클릭해서 원하는 곳에 텍스트 상자를 만들고 그 안에 입력하면 된다. 동일하게 글자 서식을 원본 그대로 반영할 수 있어 일관성 있는 PDF 글쓰기가 가능하다.

 

PDF 뷰어 애크로뱃 프로그램을 활용하여 인사관리 평가표를 만들 때 필수적으로 포함되어야 하는 요소들이 있다. 이 부분은 중요도가 높으므로 더욱 주의를 기울이고 정확하게 기록될 수 있도록 강조 표시를 해두는 것이 좋다. 왼쪽에 위치한 도구 모양들 중에서 하이라이트 아이콘을 클릭하면, 원하는 글자에 하이라이트 효과를 적용할 수 있다.

 

필요한 인사관리 양식을 완성했다면 각 항목마다 텍스트나 이미지를 추가할 수 있는 입력란을 만들어 쉽게 정보를 기입할 수 있게 할 수 있다. 각각의 텍스트 상자를 개별적으로 추가할 수도 있지만, 애크로뱃에서는 이를 더 간편하게 할 수 있는 방법이 있다. 상단 왼쪽에 위치한 '모든 도구'에서 '양식 준비' 항목을 클릭한다.

 

작성 중인 인사관리 평가 문서를 선택하기 위해 '파일 선택'을 클릭한 후, '양식 작성' 버튼을 눌러 진행한다.

 

PDF 뷰어 애크로뱃의 양식 작성 기능을 적용하면, 문서 형태에 맞춰 입력 상자들이 자동으로 추가된다. 만약 잘못된 위치에 삽입된 경우에는 직접 편집할 수 있다. 왼쪽 항목을 보면 텍스트, 이미지, 체크박스, 라디오 버튼, 드롭다운 목록, 목록 상자, 버튼, 날짜 필드, 전자 서명 필드, 바코드 등 여러 가지 항목이 준비되어 있어 끌어놓기만 하면 간편하게 추가할 수 있다.

 

일반적으로는 텍스트 필드를 많이 활용하며, 크기를 수정하려면 선택 후 테두리 점을 드래그하여 원하는 만큼 조절하면 된다. 참고로 필드명을 지정해 두면 보다 명확하게 구분할 수 있다.

 

기재해야될 내용 중 미필 사유, 세대주 여부와 같은 항목은 체크 박스나 라디오 버튼으로 배치하면 더욱 편리하게 작성할 수 있다.

 

각 직원들의 개인정보나 경력 등은 모두 상이하기 때문에 꼼꼼히 관리하지 않으면 빠지는 내용이 발생할 수밖에 없다. 특히 인사 고과나 급여 명세서 같은 자료는 보안도 중요하지만 직원들의 승진이나 급여와도 연관되어 있기 때문에 특별히 주의해서 다뤄야 한다.

 

이러한 측면에서 볼 때, PDF 뷰어 애크로뱃은 보안 문서 작성에 매우 적합하며, 추가적인 보호 기능으로 암호화도 지원하므로 더욱 안전하게 사용할 수 있다. 인사관리 책임자들은 업무의 효율성을 높이기 위해 PDF편집기 애크로뱃 활용을 검토해 보기를 권한다.

 

 

 

본 포스팅은 해당 업체로부터 원고료를 지원받아 작성되었습니다.